• Teknolojik altyapımızla her an yanınızdayız.
  • Hizmet değil güven veriyoruz.
  • İşimizde düzenli ve özenliyiz.
  • Risklerinizi en aza indiriyoruz.
  • Size zaman yaratıyoruz.
  • Gelişmeler takibimiz altında.
Yazdır
Kategori: Güncel
17 Eylül 2020 tarihinde oluşturuldu Gösterim: 889

 

Özlük Dosyası.... Nedir? Nasıl hazırlanmalıdır?

Özlük dosyası, her şirketin her bir çalışan için ayrı ayrı tutması gereken, çalışana ait tüm bilgilerin bulunduğu bir nevi çalışan kayıt dosyasıdır. 4857 Sayılı İş Kanunu, Madde 75’de, “İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır. İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.” ifadesiyle, oluşturulması ve güncel olarak muhafaza edilmesi yasal olarak zorunlu kılınan özlük dosyası, şeklen olmasa da içerik olarak belli koşulları sağlamak zorundadır.

Özlük dosyası çalışanın o iş yerinde çalıştığının ispatını sağlayan bir unsur olmasının yanında işçinin çalıştığı süre boyunca işverenle kurduğu iş ilişkisiyle alakalı oluşturulan her evrak, belge, yazışmayı içeren belgeler bütünüdür. Zira özlük dosyası sadece işe girişte temin edilmesi zorunlu olan birkaç belgeden oluşmaz. İşe girişte işçi ve işveren tarafından temin edilen belgeler özlük dosyasının temelini, fakat öte yandan sadece çok küçük bir parçasını oluşturur. Özlük dosyası, çalışanın çalıştığı süre boyunca kullandığı izinlere dair izin formları, raporlar, resmi evraklar, uyarı ya da disiplin cezaları gibi, çalışanın işiyle alakalı her hareketin her değişikliğin belgelendiği bir kayıt dosyasıdır. Bu yüzdendir ki özlük dosyasının işe girişte oluşturulmasının yanında, güncel ve eksiksiz olarak muhafaza edilmesi de oldukça önemlidir.

 

Özlük dosyası nasıl hazırlanmalıdır?

Özlük dosyasının şeklen nasıl olması gerektiği ile ilgili olarak İş Kanununun ilgili maddesinde ya da farklı bir mevzuatta herhangi bir hüküm bulunmamaktadır. Diğer bir ifadeyle özlük dosyası her şirkette farklı şekillerde saklanabilir. Bununla birlikte İş Kanunu 75.Madde’de “İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır.” ifadesi ile özlük dosyasının içerik olarak eksiksiz ve güncel olması zorunluluğunu açıkça belirtmiştir. Kısacası özlük dosyası şeklen işveren inisiyatifine bırakılırken içerik olarak eksiksiz olması hiçbir şekilde tavize açık değildir.

İşçi özlük belgeleri ve diğer tüm resmi evrak, yazışma, sağlık raporları gibi belgelerin saklanması için kullanılacak personel özlük dosyaları kırtasiyelerde bulunabildiği gibi, bu belgeler sıradan dosyalar içerisinde de saklanabilir. Bir kez daha belirtmek gerekirse, bir çalışan özlük dosyasının belli bir şekilde ya da formatta olması zorunluluğu yoktur. Bu yüzden her şirket, içeriğinin eksiksiz olması koşuluyla personel özlük dosyalarını ne şekilde tutacağına kendisi karar verebilir.

Bununla birlikte hayatımızın her alanında günden güne hakimiyetini arttıran dijitalleşmenin, çalışma hayatına olan etkisiyle bugün personel yönetim süreçlerinde kağıtlar yerini büyük ölçüde dijital platformlara bırakmaktadır. Fakat ülkemiz yasaları ve mevzuatları gereği maalesef ki bir çok konuda hala kağıt kopyaların, ıslak imzalı belgelerin oluşturulması, muhafaza edilmesi zorunluluğu devam ettiğinden, personel yönetim süreçlerinde de tam olarak dijitalleşmek mümkün olmamaktadır.

Personel özlük dosyaları da bu yüzden hala matbu olarak oluşturulması ve muhafaza edilmesi gereken dosyalar olarak insan kaynakları departmanı çalışanları için ayrı bir iş yükü olmaya devam etmektedir. Bununla birlikte bilişim çağının getirilerinden biri olan iş yaşamındaki süreçlerin dijitalleşmesi ile birlikte bugün bir çok şirket söz konusu özlük dosyaları ve bu dosyaları oluşturan belgelerin dijital kopyasını da kullanmaktadır. Zira bir yandan işçi ve işveren arasında kurulan iş ilişkisinin ispatı, olası bir uyuşmazlık, anlaşmazlık sebebiyle taraflardan birinin hukuki yollara başvurması, işten çıkarılmalar gibi durumlarda delil ve ispat aracı olarak kullanılan bu belgeler diğer yandan personel yönetim süreçlerinde de sık sık başvurulan, ihtiyaç duyulan belgeler olarak insan kaynakları çalışanlarının kullandığı belgelerdir.

Bu yüzdendir ki bu belgelerin herhangi bir resmi işlem ya da aslının kullanılmasının gerektiği durumlar dışında kalan işlerde yani standart personel yönetim süreçlerinde, hem daha pratik hem daha kullanışlı olması sebebiyle bir çok insan kaynakları departmanı çalışanı dijital kopyasını kullanmayı tercih etmektedir.

Çağımızın gerektirdiği gibi, günden güne daha fazla işin dijital ortamlarda yapıldığını göz önüne de alacak olursak personel yönetimini hala eski usullerle sürdürmeye çalışarak her seferinde dosyalardan belge arayıp çıkarmak ciddi zaman ve emek kaybına sebep olacaktır. Bunun yanında aslının muhafaza edilmesi önem arz eden belgelerin sık sık dosyalardan çıkarılması bu belgelerin çok çabuk yıpranmasına hatta kaybolmasına da sebep olmaktadır.

 

Özlük dosyasında bulunması gereken evrak nelerdir?

Özlük dosyası iş ilişkisi devam ettiği sürece aktif olarak kullanılan, yeni evraklarla ve belgelerle zenginleşen dosyalardır. Belli durumlarda ve koşullarda içeriği değişebilmektedir.

 

  • Nüfus cüzdanı fotokopisi
  • Nüfus kayıt örneği
  • İkametgah Belgesi
  • Sağlık raporu
  • Diploma fotokopisi
  • Adli sicil kaydı
  • 2 adet vesikalık fotoğraf
  • Aile durumunu bildirir belge
  • Askerlik durum belgesi
  • İş Sözleşmesi / Hizmet Sözleşmesi
  • SGK işe giriş bildirgesi

 

İşçinin niteliğine göre bulunması gereken evraklar

  • İşçinin yaşı 18’den küçükse ebeveyninin muvafakatnamesi
  • İşçi yabancıysa çalışma izni belgesi fotokopisi ya da izin belgesi
  • Yararlanılan teşvik varsa bunu gösteren belge
  • Engelli ise Sakatlık Raporu ya da onaylı örneği
  • Engelli indiriminden yararlanıyorsa Gelir İdaresi Başkanlığı’ndan bu yönde alınmış belge
  • Eski hükümlü, engelli ya da terör mağduru ise İŞKUR kayıt belgesi

 

İşin niteliğine göre bulunması gereken evraklar

  • İşin niteliğine göre yapılması gereken periyodik sağlık kontrolleri raporları
  • İşin niteliğine göre yapılan muayenelerin raporları
  • Araç kullanılan işlerde işçi ehliyet fotokopisi
  • Zimmetli araç gereç, cihaz zimmet formu
  • Ağır ve tehlike seviyesi yüksek işlerde personel bilgi formu
  • Fazla mesai ve fazla çalışma için işçinin onayının alındığı belge
  • Değişen çalışma günü, saati ve vardiyalar için hazırlanmış çalışma çizelgesi

 

İşçinin işe devam ettiği süre içerisinde eklenmesi gereken evraklar

  • Yıllık izin formu
  • Ücretsiz izin, mazeret izni ve diğer izinler için oluşturulmuş izin formları
  • Doğum izni, doğumdan sonraki ücretsiz izin, süt izni dilekçeleri
  • İş göremezlik ve istirahat raporları
  • İş kazası tutanağı
  • Tutanak, yazılı savunma talep yazısı, işçi savunması, işçiye verilen uyarılar, olay tespit yazıları
  • Ücret kesme cezası ve gerekçeli belge
  • İşçi ile ilgili resmi yazışmalar
  • İmzalı bordro ya da ücret pusulaları
  • Maaş zammı, terfi yazısı, nakil bildirimi, görevlendirme yazıları, görev ve unvan değişikliğini gösteren belge
  • Geçici işyeri değişikliği durumunda işçinin rızası gösteren belge
  • İş sağlığı ve güvenliği eğitimi ve bu yöndeki yasal hak ve sorumlulukların anlatıldığını gösteren belgeler

 

İşçinin işten çıkması durumunda eklenmesi gereken evraklar

  • İstifa dilekçesi
  • Fesih bildirimi
  • İbraname
  • SGK İşten ayrılış bildirgesi
  • İhbarname
  • Hizmet belgesi
  • Kıdem ve ihbar tazminatı bordroları
  • Varsa haklı fesih sebebini ispatlayan belge
  • İşçiye noterle yapılan bildirimler, ihtarnameler

 

Sonuç

4857 sayılı kanuna göre her işçi için Özlük dosyası oluşturulmalı ve işçinin çalıştığı süre boyunca güncel tutulmalıdır. Ancak bu bilgiler tutulurken Kişisel Verilerin Korunması kanunu da göz önüne alınmalıdır. İş için gerekmeyen bilgiler alınmamalı, alınan tüm bilgiler iyi saklanmalı ve iş dışında bu bilgiler kesinlikle kullanılmamalıdır.

Güncel tutulmayan özlük dosyalarının herhangi bir denetim sonucunda ciddi idari para cezaları alınmasına neden olabilir. Ayrıca işçi ve işveren uyuşmazlıklarında da işverenin ispat yükümlülüğü açısından Özlük dosyaları önemlidir.

Yukarıda yer alan açıklamalara göre her işçi için bir özlük dosyası oluşturmanız ve bunu güncel tutmanız oldukça önemlidir.